Råd når man skal velge regnskapsfører

[Kenneth Dreyer]

Hei,

Atter en gang er jeg på jakt etter ny regnskapsfører. Var i samme prosess på nyåret og har nå prøvd nåværende regnskapsfører i 6 måneder, uten at vi er fornøyde.

Denne gangen ønsker jeg å gjøre en bedre jobb, da feil valg tidligere på året har ført til svært mye stress og ekstraarbeid.

Vil gjerne høre andres råd når man skal velge regnskapsfører. Noen som har gjort seg noen gode erfaringer?

[AES]

Det er kanskje litt forskjellige behov i forskjellige bransjer. Hva legger du mest vekt på med ny regnskapsfører?
God og rask kommunikasjon, pris, riktig utføring av oppgaver, at de skal kunne komme med råd i fht bedriften eller noe annet?

Jeg har vært borti en regnskapsfører som kan knekke ryggen på nesten hvilken som helst bedrift; overfakturering, slett arbeid, sakte respons etc. Og en annen som gjør alt glimrende, men bruker "feil" programvare.

[Tom Omnes Lia]

Hei

Jeg tror det er spesielt viktig først å avgjøre hva man ønsker å skal bruke regnskapsføreren til, enten om man skal bruke den til lovbestemte oppgaver som mva, lønn, aksjonæroppgaver, selvangivelse, årsregnskap mv eller om man skal bruke regnskapsføreren som en diskusjonspartner for å arbeide med utvikling av rutiner til finansiering av selskapet i et kort-/ langsiktig perspektiv.

Jeg tror det er lett å gå i en felle hvor kunden føler at regnskapet er for dyrt både fordi kunden har andre forventninger enn regnskapsfører har samt man undervurderer arbeidet med å klargjøre regnskapet for regnskapsføring. Kostnadsnivået på regnskapsføring handler om hvor involvert du selv er i regnskapet underveis i prosessen.

Jeg tror at man grovt sett kan gjøre dette på tre måter. Jeg tar ikke med at man regnskapsfører selv som en mulighet, fordi da vil man uansett ikke ha behov for regnskapsfører i tradisjonell forstand.

Høy involvering – Lave kostnader
Har man f.eks et momspliktig regnskap hvor man sender momsoppgaver annen hver måned, i motsetning til årlige momsoppgave holder det for eksempel at regnskapet er oppdatert annen hver måned. Dette forutsetter selvsagt at den som har kontroll med inntekter og utgifter har såpass kontroll at dette ikke skader likviditeten i selskapet. Dersom man skal ha en sånn løsning er det viktig at man er innstilt på å gjøre en innsats selv. Innsatsen går på det å lage rutiner som er helt tydelige og som blir fulgt til punkt å prikke, f.eks at dersom man handler med kredittkort så vil det lette arbeidet til regnskapsfører dersom man limer alle billag på et ark, hvor man har et samleark som man skriver hva, hvem, hvorfor, sum samt kontonummer (hvis man gidder å lære seg kontering). Tiden det tar å føre et sånt billag vil være minimalt, i motsetning til at hvis man kommer med en stor konvolutt bestående av masse kvitteringer, noe som gjør at regnskapsføreren må arbeide lenge for å sjekke at alle billag stemmer etc. Her kan man og med fordel betale fakturaer, fakturere, ha ansvaret for at kundene betaler samt at man lager grunnlaget for lønn på en optimal måte.


Middels involvering – Moderate kostnader
Her gjør regnskapsfører det meste av jobben, men man passer på at alle billag ligger i rekkefølge, at det står på disse hva det er snakk om samt at man er involvert i hele eller deler av arbeidet med utbetalinger, fakturering etc. Kostnaden til regnskapsfører vil her komme veldig ann på hvor mye man gjør selv.

Lav involvering – høy kostnad
I denne kategorien kan man plassere de av oss som kommer til regnskapsfører med poser fulle av billag, etter at regnskapsfører har mast og mast om billag. Dette er jo et alternativt om man vil betale mye for å ikke gidde å lære seg enkle deler av regnskap. Og ja, det handler om å gidde, fordi den enkleste av oss har muligheten til å lære enkle ting om regnskapet. Tar man dette valget så må man være klar over at kostnaden til regnskapsføring og revisjon kommer til å være rimelig høy, i forhold til hva den burde være.


Et skrekkeksempel som jeg har var at en regning på ca 17000 for et julebord har kostet 5 000 kroner å regnskapsføre. Grunnen er ganske enkelt at man ikke hadde en rutineregnskapshåndtering og at billaget ble rotet bort en stund før det ble funnet tilbake. I det aktuelle selskapet innførte vi rimelige strenge rutiner for billagshåndtering, noe som medførte at kostnader til regnskapsføring ble kuttet med 60 % i løpet av et prosjektperiode på 4 måneder. Men, man må både passe på at man planlegger rutiner som man realistisk følger, samt at man følger rutinene til tross for at dette kanskje tar mer tid enn man i utgangspunktet trodde at det tok. Men, kostnader til regnskapsføring er fullt mulig å få ned om man er dedikert, uten at det skal ta kjempelang tid å gjøre dette arbeidet. Det viktigste er først og fremst å avklare hvor mye man skal være involvert, dertil å en åpen kommunikasjon mot eventuelle regnskapsførere over hva du forventer samt hva slags sum per måned du er villig til å gi. Ut i fra den månedlige summen kan regnskapsfører veilede deg til hva som er mulig.