Digitalisering av bedriften vår

[Kenneth Dreyer]

Hei,

Tenkte å skrive noen ord om digitaliseringen av Dreyer Transport (fra nå av DT).

DT er en tradisjonell bedrift hvor ting for det meste har blitt gjort på "den gode gamle måten". Fraktbrev og dokumenter sendes per post, regnskapsfører bruker stempelpute for å føre bilag og alt føres i permer, skuffer og hyller. Ikke så uvanlig fra mange andre bedrifter i Norge.

I 2011 startet DT med digitalisering av bedriften. Alle dokumenter som går gjennom bedriften skal lages digitalt og ingen dokumenter skal gå ut av bedriften på papir (såfremt det finnes andre alternativer). Her er noen av tiltakene vi har gjennomført:

• Alle kjøretøy har blitt utstyrt med mobil scanner (Canon ImageFormula P-150).
• Alle ansatte er koblet til delte områder i Dropbox.
• Regnskap er nå nettbasert (e-conomic).
• All internkommunikasjon går på mail.
• Alle dokumenter har blitt scannet og arkivert i et digitalt arkiv.
• Fakturering er nettbasert og går over epost (fakturo).
• Utgående skriftelig kommunikasjon går per epost.

En av utfordringene med digitalisering av bedriften fikk vi når ideen ble presentert for de ansatte. Her ble vi møtt med motstand, da de ikke hadde lyst til at det skulle bli mer "papirarbeid" med at de måtte scanne alle dokumenter. Dette ble sett på som merarbeid som ikke skapte noe ekstra verdi for deres del. Denne løste vi med ansattmøte og inviduell opplæring - hele poenget med digitaliseringen var jo at det skulle bli lettere for alle, noe vi ofte måtte forklare i detalj på forskjellige måter til hver ansatt. Nå er alle sjåfører glade for at de har scanneren i bilen, for nå kan de bare putte dokumentet i scanner, så slipper de tenke på det mer.

Fordelene av dette så vi svært raskt. Nå som vi fikk stålkontroll over eget regnskap oppdaget vi raskt områder vi sløset penger på og områder vi kunne tjene mer penger på. I tillegg ble også "glipper" oppdaget som vi antar har kostet oss dyrt så langt (f.eks at fraktbrev ikke blir levert inn til oss og vi glemmer å fakturere kunden for utført oppdrag). I tillegg gjøres mange oppgaver mye mer effektivt. Vi trenger ikke lengre vente på rapporter fra regnskapsfører eller tilbakemelding på fakturaer. Vi trenger heller ikke bla i permer for å finne noe.

Digitalisering av bedriften har med andre ord vært en suksess for oss. Nå ser vi fremover og planlegger nye tiltak vi kan gjøre for å bli en bedre bedrift. En av tingene jeg kommer til å jobbe mer med fremover er å finne et brukbart CRM for å holde styr på kunderelasjoner, i tillegg til at vi vurderer å investere i utviklingen av vårt eget system for drift av kjøretøyene i bedriften. Noen andre som har gode råd?

[ahansson]

Både mitt eget firma og regnskapsfirmaet vi driver (www.regnskapshjelp.no) har flyttet internkommunikasjonen over til et prosjektstyringsverktøy. Vi bruker Basecamp. Det finnes mange alternativer. Det hjelper utrolig på produktiviteten å få ting inn på et felles interface i stedet for å ha tusen løse tråder liggende rundt omkring i overfylte innbokser. Målet må være å kutte ned og i en ideell verden fjerne intern e-postkommunikasjon helt. Per i dag er det nesten kun videresendte e-poster jeg mottar fra andre i firmaet. Alt annet skjer på "diskusjonsforumet" vårt på nettet.

Sender scannerne deres automatisk til en e-postadresse? Eller sendes/lagres filene?

PS - hvis du leter etter CRM bør du vurdere å bruke et prosjektstyringsverktøy som er integrert med CRM-et, eller i alle fall i samme familie. Vi prøvde Highrise fra Basecamp-folka men det dekket ikke våre behov. Vi programmerte derfor vårt eget, til våre helt spesielle behov (uheldigvis er det ikke mulig å kommersialisere det pga dette). 24SevenOffice har et kraftig CRM integrert med regnskapssystemet. Tipper SuperOffice er blant de beste CRM-ene. Visma har jo også ett hvis dere hadde brukt dem på økonomi også. Slik jeg ser det har dere valgt feil regnskapssystem i og med at det ikke er noe CRM-modul til dette. Å ha et CRM helt adskilt fra kunde/leverandøroversikten i regnskapsprogrammet er egentlig høl i hue

[ahansson]

Må legge til en ting - dere har kanskje mye kontakt med kunder på e-post. Kan da anbefale dere sterkt å bruke et supportsystem à la Zendesk eller OsTicket. Vi bruker OsTicket som er open source, og har tilpasset det til vårt eget crm-system slik at henvendelser lett finnes på kundekortet i CRM-et. Enkelt å modifisere for en php-programmerer.

Dermed har vi historikk over alt som er blitt sagt på e-post lett tilgjengelig ved et søk på kunden. Supportsystemet gjør det enkelt å delegere oppgaver, og umulig å glemme å svare eller glemme å følge opp henvendelser som må vente noen dager på neste mulige skritt (man venter på en bekreftelse fra en tredjepart i 3 dager, bekreftelsen kommer aldri, og vips så har man glemt hele saken og kunden lurer på hvor det blir av svaret...). Samtidig har flere kundekonsulenter oversikt over hva som skjer og hvis noen ikke er på jobb er det lett for andre å overta. Prøv å gå inn på mailen til Gunnlaug for å finne den pdf-en noen sendte på torsdag... med supportsystemet har dere alt på ett sted. Også innkommende telefoner kan registreres, kunden får da en kvittering på mail om at henvendelsen her blitt registrert, og at svar ventes (hvis det ikke ble løst på telefon der og da). Man kan også diskutere internt før man svarer kundene. Utrolig nyttig.

[Kenneth Dreyer]

Vi brukte Basecamp når jeg satt i styret til ANSA Australia. Det fungerte helt greit, men jeg fikk aldri helt til å faktisk like systemet deres. Følte det manglet personlighet, selv om 37 Signals som laget Basecamp har en fantastisk kultur. I Crenia bruker vi i dag activeCollab, noe jeg synes er langt bedre enn Basecamp.

Alt som scannes lagres direkte til den ansattes dropbox-mappe, som igjen er synkronisert mot kontoret. Alt sjåføren har å gjøre er å legge dokumentet i scanneren, trykk på "Scann" knappen og trykk "OK" for å godkjenne.

Jeg er pinlig klar over at e-conomic ikke har et CRM-system (til tross for at flere er integrert gjennom API), men føler samtidig ikke det store tapet siden jeg enda ikke har funnet et CRM jeg liker. Jeg tror vi til sommeren kommer til å vurdere å gjøre det samme som dere, nemlig å bygge vårt eget CRM som er tilpasset vårt behov.

Det er greit nok å bygge et økonomisystem som er en bra match for "alle", siden bokføringsloven er bestemt av lovverket, men et CRM som passer for alle bedrifter høres ut som en umulig oppgave. Og skal man bygge et CRM som er fleksibelt, samtidig som man har mange muligheter, så blir det fort bare et stort rot. Salesforce har jo gjort nettopp dette og jeg føler det tar like lang tid å sette seg inn i systemet og tilpasse det til siden bedrift, som det vil gjøre å bygge et skreddersydd CRM.

[AES]

PS - hvis du leter etter CRM bør du vurdere å bruke et prosjektstyringsverktøy som er integrert med CRM-et, eller i alle fall i samme familie. Vi prøvde Highrise fra Basecamp-folka men det dekket ikke våre behov. Vi programmerte derfor vårt eget, til våre helt spesielle behov (uheldigvis er det ikke mulig å kommersialisere det pga dette). 24SevenOffice har et kraftig CRM integrert med regnskapssystemet. Tipper SuperOffice er blant de beste CRM-ene. Visma har jo også ett hvis dere hadde brukt dem på økonomi også. Slik jeg ser det har dere valgt feil regnskapssystem i og med at det ikke er noe CRM-modul til dette. Å ha et CRM helt adskilt fra kunde/leverandøroversikten i regnskapsprogrammet er egentlig høl i hue

Her er flere CRMer som kan integreres. SuperOffice er blant de. Og det ville ikke forundre meg om sendregning.no kan samsnakke med e-conomic. Daglig leder hos sendregning (Espen P. Gjester) har stemmen som snakker på e-conomic-videoene.

http://e-conomic.no/search/?open=&cx...S%C3%B8k&q=crm

[ahansson]

Aha, jeg tenkte ikke på at e-conomic har integrasjon mot flere eksterne crm. Da bør dere absolutt velge ett av disse. Angående activeCollab, Kenneth - har de en nettversjon også, eller har dere installert det på egen server og vedlikeholder det selv?

[Kenneth Dreyer]

Vi har installert activeCollab (aC) på egen server. Hvorvidt vi hoster det selv eller i "skyen" har jeg ikke noe sterkt for eller i mot angående - så lenge det fungerer. Vi valgte aC på grunn av grensesnittet og brukervennligheten.

[BjornKenneth]

Dette ser veldig bra ut Kenneth!

Når det kommer til CRM er dette bestandig vanskelig hvis man vil ha oppfylt 110% av alle sine behov. Sitter selv også og vurderer hva jeg skal bruke, men har veldig vanskelig for å lande på noe. Jeg har tidligere brukt Super Office, Mamut og noen andre mindre systemer.

Er riktignok en del år siden jeg brukte Super Office, men synes dette var meget bra.